QR-Check-in-Code für Hotels

2026-09-01 · 5 min Lesezeit

Online-Check-in erfordert kein neues Hotelverwaltungssystem. Für die meisten kleinen und mittleren Unterkünfte deckt ein über einen QR-Code an der Tür oder an der Rezeption verlinktes Webformular dieselbe Lücke ab: die Gästedaten vor der Ankunft zu erfassen und Zugangsanweisungen zu geben, ohne dass jemand auf Personal warten muss.

Was hinter dem Code stehen sollte

• Ein Anmeldeformular für Reisende (Name, Ausweisdokument, An- und Abreisedatum).
• Zugangsanweisungen: Code der Schlüsselbox, richtige Klingel, Stockwerk.
• Rezeptionszeiten und eine Telefonnummer für Störfälle.
• Grundlegende Hausregeln: Ruhezeiten, Haustiere, Rauchen.

Erfordert die Anmeldung von Reisenden das Hochladen eines Ausweisdokuments, verwenden Sie ein verschlüsseltes Formular (Google Forms und Typeform bieten das an) und löschen Sie die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Improvisieren Sie hier nicht: Prüfen Sie vorher, was die Vorschriften Ihres Landes verlangen.

Zwei Codes, nicht einer

Es lohnt sich, den Check-in vom Rest der Informationen zu trennen. Ein Code an der Straßentür oder am Briefkasten, sichtbar vor dem Betreten, für den Zugang; und ein weiterer im Inneren, nahe dem Eingang zum Zimmer oder Wohnzimmer, mit Informationen zur Unterkunft (WLAN, Geräte, Empfehlungen). Beides auf einem einzigen Schild zu mischen zwingt den Gast, sich durch Inhalte zu suchen, die er in diesem Moment nicht braucht.

Warum in 3D und nicht als Aufkleber

Ein Schild an der Straßentür ist der Witterung ausgesetzt: Regen, direkte Sonne, Hände, die es unabsichtlich berühren. Ein Papieraufkleber löst sich ab oder verblasst innerhalb weniger Wochen. Ein in PETG oder ASA gedrucktes Schild hält monatelang im Freien, ohne an Lesbarkeit zu verlieren, und lässt sich mit denselben Schrauben befestigen wie ein Türsprechanlagen-Schild.

Stil

Setzen Sie beim Zugangsschild auf Kontrast statt auf Optik: Schwarz auf Weiß oder die Markenfarbe der Unterkunft, solange sie 3:1 erreicht, mit großen Buchstaben über dem Code, die 'Check-in' oder 'Rezeption' angeben, damit es auf einen Blick erkennbar ist, auch nachts.